Na základě Zákona o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob č. 304/2013 Sb. vyplývá sportovním klubům, tělovýchovným jednotám a sportovním svazům, které mají právní formu spolku či pobočného spolku (jiným právním formám se článek nevěnuje), povinnost aktualizovat své informace ve spolkovém rejstříku – a to nejen při vzniku spolku, ale při každé změně údajů. Nejčastěji se jedná o změny:

• členů statutárního orgánu
• členů kontrolního či rozhodčího orgánu
• zapsaného sídla
• schválených stanov
• názvu spolku

Funkční období členů volených orgánů spolku je podle nového občanského zákona č. 89/2012 Sb. pětileté (pokud stanovy neurčí jinak), minimálně jednou za 5 let je tedy každý spolek (TJ/SK či svaz) povinen do spolkového rejstříku nahrát nové informace. Pozor, povinnost aktualizovat údaje se týká spolků i v případě, že do funkcí byly zvoleny stejné osoby!

1. Jak postupovat

Je třeba připravit si všechny informace, které chcete v rejstříku aktualizovat (např. u zapsání nových členů orgánů nejen jejich jméno a příjmení, ale také místo bydliště a rodné číslo), a vedle toho také všechny potřebné dokumenty, které jednotlivé změny soudu doloží (viz následující kapitola).

Změny se na soud hlásí prostřednictvím formulářů na podávání návrhů, které naleznete v interaktivní formě na webové stránce podání do veřejného rejstříku. Zapíšete IČO svého spolku a z typů podávaného návrhu zvolíte „Změna zapsaných údajů“ – pozor, i když jdete podobnou akci vy osobně dělat poprvé nejedná se o tzv. „Prvozápis“! Prvozápisem je míněno vytvoření úplně nového spolku, nikoli změna v existujícím.

Formulář vás následně nasměřuje do návrhové sekce, do které vyplníte samotné změny. Formulář je velmi přehledný, obsahuje nápovědu a i v dílčích kapitolách se v případě nejistoty můžete obrátit na malé ikonky otazníků, které obsahují vysvětlení. Formulář obsahuje dvě části – předmětnou a závěrečnou, z nichž obě musí být vyplněny. Pokud v průběhu vyplňování zjistíte, že vám některé informace chybí a nemůžete formulář dokončit, je možné si z horní lišty opsat tzv. „Návratový kód“. Díky němu můžete opustit rozpracovaný formulář a později se k němu vrátit (na první stránce bude místo požadovaného typu návrhu zadán návratový kód).

V předmětné části vyplníte konkrétní změny, které v rejstříku chcete provést – buď opravit již zapsané údaje, případně zapsat nové. Při převolení orgánu společnosti proveďte výmaz členů a jejich nový zápis s korespondujícími daty vzniku a zániku členství/funkce.

Celý formulář je velmi intuitivní s množstvím nápověd – opravy platných informací se zapisují pomocí ikony tužky, výmaz pak pomocí červeného křížku. Nové členy volených orgánů zapíšete přes tlačítko se zeleným znakem „+“ na konci dané sekce. Pozor, budete potřebovat rodné číslo daných osob, které formulář používá k ověření v registru obyvatel, nikam veřejně se dále nezobrazí.

U zápisu členů vám formulář nabídne dvě data – den vzniku členství a den vzniku funkce. Za den vzniku členství v orgánu se považuje vždy den zvolení dané osoby, např. při valné hromadě. Pokud dotčený člověk je pouze členem daného orgánu bez speciální funkce, datum dne vzniku funkce se nevyplňuje. U členů orgánu, kteří mají funkci pojmenovanou (např. předseda, místopředseda, tajemník, apod.) může být den vzniku funkce buď totožný s datem vzniku členství, nebo se může jednat o datum, kdy orgán ze svých členů osobu do dané funkce zvolil.

Po upravení všech informací naleznete na konci stránky tlačítko „Uložit“ a hlavně také upozornění na zjevné chyby či vynechané povinné části formuláře.

Následně vyplníte závěrečnou část, která obsahuje zejména formální náležitosti – jako např. datum, ke kterému chcete změny zaevidovat, osobu podávající návrh a také seznam přikládaných listin, o kterých podrobněji jedná druhá kapitola článku. Listiny do inteligentního formuláře nenahráváte! Na konci stránky opět zvolíte uložení změn.

Ve chvíli, kdy máte obě části formuláře vyplněné a bez zjevných chyb, objeví se tlačítko „Generovat podání“. Než jej ovšem vyberete, určitě využijte možnost „Náhled formuláře“ pro zkontrolování všech zadaných údajů. Následně je již třeba kliknout na Generovat podání, čímž se dostanete do poslední fáze odeslání návrhu. Po vygenerování finálního formuláře budete mít možnost vybrat způsob odeslání (viz níže), případně návrh vytisknout.

2. Přikládané listiny

Připravený návrh na zápis je třeba mít podložený dalšími dokumenty, tzv. listinami určenými k založení do Sbírky listin, jimiž se dokládají skutečnosti uvedené v návrhu na zápis. Z povahy věci vyplývá, že pokud fyzicky nepředložíte tyto listiny k návrhu na zápis dané informace do rejstříku, nebude moci být taková skutečnost zapsána. Může se jednat například o:

• čestné prohlášení člena statutárního orgánu o způsobilosti být členem statutárního orgánu podle občanského zákoníku
• zápis o rozhodnutí nejvyššího orgánu (např. o jmenování člena statutárního orgánu, o změně stanov, apod.)
• prohlášení o odstoupení z funkce
• aktualizované stanovy
• listinu osvědčující právní důvod užívání prostor, v nichž je umístěno sídlo spolku, apod.

Dokumenty se předkládají jen v jednom vyhotovení, u většiny listin pak postačí originál s podpisem bez nutnosti jeho ověřování (výjimku tvoří např. čestná prohlášení či souhlas majitele s umístěním sídla společnosti). Listiny stejně jako celý návrh je možno založit v tištěné či elektronické podobě. Listiny se do samotného interaktivního formuláře nenahrávají, pouze se vypisuje jejich seznam do sekce Přílohy.

Pro většinu spolků je jednodušší odevzdat návrh včetně přílohových listin v tištěné formě, jelikož elektronické verze musí být nejen ve formátu PDF, ale navíc podepsány tzv. „způsobem, se kterým jiný právní předpis spojuje účinky vlastnoručního podpisu“. Na rozdíl od listin, které neovlivňují samotný zápis (např. zveřejňování účetní závěrky), nestačí prosté vygenerování do formátu PDF. Elektronické podání je možné u změnového návrhu učinit ve formátu PDF podepsané buď:

• uznávaným elektronickým podpisem daných osob, nebo
• podané datovou schránkou spolku, jelikož takový úkon má stejné účinky, jako by listiny osobně podepsal statutární orgán (pozor ovšem na listiny podepisované jinými osobami! ty touto formou podat nelze).

3. Podání na soud

Elektronicky podaný a následně vytištěný návrhový formulář je třeba opatřit úředně ověřeným podpisem, tuto službu poskytují obecní úřady, Czech point a také na mnoha pobočkách České pošty. Návrh včetně všech příloh je pak třeba dodat příslušnému rejstříkovému soudu podle sídla svého spolku (v případě tištěných listin doporučeně poštou či zanést osobně). Seznam rejstříkových soudů s adresami a kontakty najdete ZDE.

Pražské TJ/SK odesílají podání na tuto adresu:

Městský soud v Praze
Spolkový rejstřík
Slezská 2000/9
120 00 Praha 2

V případě, že máte zájem o konzultace na toto téma, nebo o pomoc s přípravou dokumentů pro rejstříkový soud, neváhejte se na nás obrátit na telefonním čísle 261 215 365 nebo e-mailové adrese info@ptupraha.cz.

Ing. Pavla Šrůtová