Doplnění potřebných informací

Před exportem z IS ČUS je potřeba data o sportovcích a trenérech zkontrolovat a aktualizovat, zejména:

• u každého oddílu doplnit sportovní odvětví (doposud byl uváděn pouze „sport“) – viz informace v článku ZDE,
• smazat z IS ČUS již neplatné sportovce a trenéry a doplnit nové,
• u každého sportovce vyplnit počet tréninků týdně a u soutěžních také počet soutěžních dnů za období dle výzvy Můj klub 2025 – tj. od 1.11.2023 do 31.10.2024. Pokud tato hodnota nebude vyplněna, při tvorbě exportu přidělí systém IS ČUS počet soutěží automaticky podle role sportovce: aktivní sportovec soutěže = 6, aktivní sportovec = 0!
• u každého nově zaevidovaného sportovce doplnit nepovinné pole „Sportovcem od“, a to v souladu s výzvou Můj klub 2025, kdy datum zápisu sportovce musí odpovídat skutečnému zahájení jeho sportovní činnosti (nikoli datu, kdy podal přihlášku do klubu). Pokud datum „Sportovce od“ nebude vyplněno, systém při exportu pro Rejstřík automaticky do tohoto pole doplní datum zápisu osoby do IS ČUS.

Toto datum stejně jako počet tréninků a soutěžních dnů lze doplnit jak v detailu osoby, tak v tabulce hromadného importu, pokud pro úpravy v IS ČUS využíváte funkce „Export“ a „Import“ (červená tlačítka v levém dolním rohu). Návod na využití hromadného importu IS ČUS naleznete ZDE.

POZOR! V Žádosti lze uplatnit pouze ty sportovce, kteří vykonávají sportovní činnost alespoň od 1.10.2024, u kterých je zároveň předpoklad splnění podmínky pravidelné sportovní činnosti v roce 2025.

Export z IS ČUS pro Rejstřík sportu

Žluté tlačítko „Export rejstřík“ naleznete po přihlášení do IS ČUS v sekci Členové či Oddíly, vždy na konci stránky v pravém rohu. Vygenerovaný export obsahuje již pouze osoby pro platný rejstříkový zápis – tedy sportovce a trenéry. Velikost členské základny v exportu tedy může být menší než je celkový počet členů v IS ČUS!

Po stažení souboru (formát *.csv) do vašeho počítače je třeba jej otevřít (v programu Excel), po zkontrolování dát uložit a teprve poté nahrát do Rejstříku! V případě potíží můžete využít náš starší návod na manuální přenos dat mezi databází ČUS a Rejstříkem sportu.

Import v Rejstříku sportu NSA

Při hromadném nahrávání sportovců do Rejstříku sportu (které naleznete po přihlášení v sekci Import/Export) je třeba rozlišovat mezi možnostmi, které Rejstřík nabízí – a to mezi „import aktualizace“ a „import nahrazení“. Je potřeba si dát pozor na volbu konkrétní správné ikony, hned sousedící s importy sportovců jsou totiž importy členských organizací (a takový import by pak logicky vždy byl neúspěšný). Správné ikony pro výběr importu sportovců a trenérů vidíte níže (po najetí myši se u nich zobrazí i textový název):

Import aktualizace pouze přidává nové informace, ale NEzneplatní již dříve zapsané informace v Rejstříku, přestože už třeba nejsou aktuální a platné. Je tedy nebezpečí, že se v žádosti objeví osoby, které již nevyvíjí sportovní činnost v klubu. Import nahrazení naopak zneplatní všechny dřívější záznamy, které nebudou nalezeny v právě importovaném souboru. Zde je hlavní nebezpečí v případě, pokud se informace nahrávají ve více souborech (například po oddílech) a používáte pro každý soubor právě import nahrazení – tak si každým dalším nahráním zneplatníte předešlé nahrané informace.

Každý nahrávaný soubor musí mít jedinečný název. Pokud jste již dříve nahrávali do Rejstříku soubor se stejným názvem, Rejstřík vám při importu zahlásí „Chyba. Zadaná kombinace záznamu již existuje. Operace byla zrušena“. V takovém případě musíte změnit ve vašem počítači název importovaného souboru (např. na jeho konec přidejte pořadové číslo či datum) a import udělat znovu. Úspěšné převzetí importního souboru vám Rejstřík oznámí hláškou „Váš soubor byl převzat ke zpracování!“

Standardně samotný import probíhá v řádu vteřin, není potřeba dlouhého čekání. Pokud se vám místo seznamu importů zobrazuje pouze načítací kolečko, jedná se pravděpodobně o chybu prohlížeče. V takovém případě zkuste obnovit stránku, případně si Rejstřík otevřít v jiném internetovém prohlížeči. Importované soubory si můžete seřadit dle jejich názvu, případně data importu kliknutím na adekvátní text v nadpisu daného sloupce. V případě data importu je potřeba opakované kliknutí, abyste se dostali k sestupné nabídce (šipka směrem dolů), čímž se bude poslední import zobrazovat v seznamu jako první v pořadí.

Napravo od data importu jsou další údaje, které vypovídají o (ne)úspěšnosti importu vašich údajů (uživatelé s menší obrazovkou jej uvidí po přesunutí spodního posuvníku doprava). Jedná se zejména o celkový počet řádků vašeho souboru, počet úspěšně zpracovaných řádků a stav importu. Import může nabýt celkem tří stavů: zpracován v pořádku, částečně zpracován a zpracován s chybami. Všechny tři jsou již konečné a není tedy potřeba čekat na to, zda se ještě změní. Pokud stav není „zpracován v pořádku“, je potřeba dohledat příčinu chyby, viz níže.

• Zpracován v pořádku: váš import proběhl korektně, v žádném řádku jste neměli formální chyby. Tento stav nicméně nevypovídá o ověření sportovců v Registru obyvatel (a tím pádem jejich úspěšnému propsání do dotační žádosti), ale pouze o vašem importu dat jako takovém.
• Částečně zpracován: část řádků vašeho importu obsahuje chyby (počet úspěšně zpracovaných řádků je menší než celkový počet importovaných řádků), tyto chybné řádky se do Rejstříku nepřenesly.
• Zpracován s chybami: nedošlo k úspěšnému přenesení ani jednoho řádku.

Jak identifikovat chyby v importu

Pokud byl vašemu souboru přiřazen stav „zpracován s chybami“, jedná se pravděpodobně o některou z následujících příčin:

• import nebyl ve správném formátu (např. importujete soubor v PDF či XLS, nebo soubor CSV určený pro import do IS ČUS, který má jinou vnitřní strukturu)
• byl zvolen špatný typ importu (např. jste zvolili ikonu „import členských organizací“ místo „import sportovců a trenérů“)
• ve všech řádcích importu je nějaká chyba (např. jste nepřeuložili soubor určený pro import do Rejstříku po jeho stažení z IS ČUS do vašeho počítače, nebo při ručně tvořených importech máte u všech řádků špatné číslo odvětví, popř. Vám v řádcích chybí nějaký údaj)

Jak v případě stavu „zpracován s chybami“, tak v případě „částečně zpracován“ doporučujeme pro identifikaci chyb využít funkci Rejstříku – Export protokolu CSV s chybami. Označte si řádek s chybným importem (buď kliknutím na řádek tak, aby zešedivěl, případně kliknutím na jeho název a přenesením do jeho detailu) a následně zvolte ikonu pro stažení protokolu (předposlední ikona vpravo nahoře se šipkou dolů).

Stáhne se vám soubor CSV, který je po otevření v programu Excel velmi podobný vašemu importovanému souboru, jen s jedním významným rozdílem – přibyl mu jeden sloupec (úplně vpravo, menší obrazovky ho mohou mít schovaný „za rohem“ a musíte využít posuvník, abyste se k němu dostali) a obsahuje pouze chybné řádky (tedy ty, které se vám do Rejstříku nepřenesly). Nový sloupec má název „CHYBA“ a text u jeho buněk může být delší (přečíst jej můžete tak, že označíte buňku s konkrétním textem chyby, který se vám pak zobrazí nahoře v řádku vzorců).

Text vás pak navede na hodnotu, kterou máte uvedenou v importu u daného řádku chybně (např. chybějící adresa u cizinců, nevyplněné nějaké povinné pole a podobně). Pokud se chyba týká jména či příjmení občanů ČR, hlásí soubor že „rodné číslo XY je v systému již evidováno u osoby „AA BB“. V takovém případě Rejstřík již rodné číslo dané osoby zná (někdo ho již dříve nahrál a proběhlo ověření v Registru obyvatel) a takovou osobu vás nenechá zanést chybně.

Nejčastější chyby ve jménech se týkají:

• prohození jména a příjmení
• více křestních jmen či příjmení (nutné je mít ve správném pořadí)
• zdrobněliny v křestních jménech (např. Péťa místo Petr),
• dodatkové údaje ve jménech (např. Josef Novák st. nebo uvádění titulu),
• chyby v diakritice (Registr obyvatel rozlišuje i rozdílné znaky v případě přehlásek a podobně).

Je potřeba si zkopírovat správné jméno a příjmení (tedy to, které vám uvádí Rejstřík v chybové hlášce) a opravit si ho ve své evidenci (potažmo v IS ČUS). Následně můžete udělat nový (opravený) import, který by v ideálním případě měl skončit stavem „zpracováno v pořádku“. Nezapomeňte správně vybrat buď import nahrazení (v případě že znovu importujete celou členskou základnu s opravenými chybami), případně import aktualizace (pokud donahráváte pouze opravené řádky).

Další věci, na které si dát v Rejstříku sportu pozor

Po importu nových sportovců do Rejstříku sportu probíhá přes noc (!) jejich ověření v Registru obyvatel. Doporučujeme proto se ke kontrole ověření údajů v Rejstříku vrátit až druhý den, kdy bude jednoznačně jasné, které osoby prošly ověřením. Pokud máte u sportovce stav „Ověřeno“ (ať už Ověřeno RČ, Ověřeno registrováno či Ověřeno neplatné RČ – v případě cizinců omylem označených jako občany ČR), víte s jistotou, že jeho ověření v Registru obyvatel proběhlo úspěšně.

Stavy „Nenalezeno“ či „Nenalezeno opakovaně“ jsou nejčastěji uvedeny u cizinců do 15 let, kteří nemají povinnost u nás být zaregistrovaní (v takovém případě je to v pořádku a projdou do dotace i bez ověření v Registru obyvatel). Pokud máte stav „Nenalezeno“ či „Nenalezeno opakovaně“ uveden u sportovců starších 15 let, je pravděpodobné, že máte chybu v kombinaci jména, příjmení, data narození a trvalého bydliště v ČR a je potřeba kontaktovat dotyčného o kvůli doplnění či ověření údajů. Nejčastější chyby ve jménech (platí obzvlášť u cizinců) jsme vypsali výše.

Nezapomeňte, že ani úspěšné ověření sportovce v Registru obyvatel není zárukou, že mu bude přidělena kategorie při přenosu do dotační žádosti. Sportovci musí být ověření (s výjimkou cizinců do 15 let) a zároveň splňovat podmínky dotační výzvy, jak jsme o nich psali v článku dříve. Pokud sportovní svaz již ve své evidenci v Rejstříku uvedl počet soutěžních dnů u dané osoby, kterou eviduje u vašeho klubu, naleznete toto číslo v detailu osoby. Svazy mají čas na doplnění těchto údajů do 20. prosince do 12 hodin, většina z nich v současné době pracuje na úpravách svých informačních systémů, aby mohla počty soutěžních dnů do Rejstříku naimportovat.

V případě, že máte v klubu soutěžní sportovce, je potřeba si v sekci „Zastřešující organizace“ zkontrolovat, že máte s vaším sportovním svazem stav „dokončené sdružení„. Bez dokončeného sdružení nedojde k uznání vašich soutěžních sportovců. Pokud střešní organizaci máte uvedenou, ale její stav je „nepotvrzeno zastřešující organizací“, neprodleně kontaktujte daný sportovní svaz, aby vaše sdružení v Rejstříku dokončil. Jestliže vám Rejstřík u daného svazu hlásí „nepotvrzeno členskou organizací“ (tedy vámi), je potřeba v horní části zvolit tlačítko + (plus), kliknout do pole Organizace (zastřešující), vyhledat daný sportovní svaz a uložit.

Nezapomeňte kromě importu členů také aktualizovat údaje o vašich statutárních orgánech. V této sekci Rejstřík neumožňuje hromadný import a musíte „statutáry“ aktualizovat ručně, tedy neplatné osoby smazat / ukončit jim platnost a zapsat nové. Doporučujeme rovnou u všech zástupců vyplnit kontakty (email a telefon), neboť tyto se následně přenášejí z Rejstříku sportu do žádosti o dotaci.

V případě dalších dotazů nás neváhejte kontaktovat.

Ing. Pavla Šrůtová